Kur glabājas dati un kas tos apstrādā
Šī lapa ir domāta datu aizsardzības speciālistam un IT vadītājam. Tajā ir galvenie fakti no datu apstrādes līguma: kur dati atrodas, cik ilgi tos glabā un kur ir izņēmumi.
- Serveris Somijā
- MI modeļi ES
- Bez apmācības
- Līgums pirms darba
Kā dati plūst
1. Pieteikšanās
Darbinieks piesakās ar iestādes Microsoft vai Google kontu. Etekos neglabā paroles. Kurš drīkst pieteikties, nosaka iestādes konta administrators.
2. Serveris Somijā
Sarunas, faili un lietotāju profili glabājas Etekos serverī datu centrā Somijā. Savienojums ar pārlūku vienmēr ir šifrēts (HTTPS).
3. MI modelis ES
Lai sagatavotu atbildi, serveris nosūta jautājumu un vajadzīgo sarunas daļu MI modelim ES datu centrā. Apstrāde notiek tikai ES dalībvalstīs.
4. Rezerves kopijas
Katru nakti šifrēta rezerves kopija nonāk atsevišķā datu centrā citā ES valstī. Etekos to šifrē pirms nosūtīšanas, un atslēga ir tikai Etekos.
Funkcijas, ko iestāde ieslēdz pati
Šīs funkcijas pēc noklusējuma ir izslēgtas. Tās ieslēdz tikai pēc iestādes rakstiskas piekrišanas.
Tīmekļa meklēšana
Meklēšanas pakalpojums ES saņem tikai meklēšanas vārdus, bez lietotāja vārda, e-pasta un sarunas. Ja tas pats rezultātus nevar atrast, meklēšanas vārdi var tikt nodoti tā rezerves meklētājam ASV. Meklēšanas vārdus ar e-pasta adresi vai personas kodu platforma nenosūta.
Dizaina rīks
Katrs darbinieks piesakās savā dizaina rīka kontā. Rīkam nosūta tikai dizaina aprakstu. Rīka piegādātājs datus var apstrādāt ārpus ES.
Glabāšanas termiņi
- Sarunas un faili: līdz 12 mēnešiem. Lietotājs savas sarunas var izdzēst jebkurā brīdī.
- Rezerves kopijas: 30 dienas.
- Pēc līguma beigām: 30 dienas datu eksportam, pēc tam dati tiek dzēsti no platformas. Kopā ar rezerves kopijām dati izzūd ne vēlāk kā 60 dienas pēc līguma beigām, pēc iestādes pieprasījuma agrāk.
Kas var redzēt sarunas
Lietotājs
Redz tikai savas sarunas un failus.
Iestādes administrators
Redz kopējo lietojumu un limitus. Neredz sarunu saturu un neredz katra cilvēka lietojumu atsevišķi.
Etekos
Piekļūst serverim tikai uzturēšanai un incidentu novēršanai. Sarunu saturu nelasa, ja to nepieprasa iestāde vai likums.
Drošības pasākumi
- Katrai iestādei ir atsevišķa datubāze meklēšanai, atsevišķi failu glabāšanas dati un atsevišķs budžets.
- Administrēšanas rīki nav pieejami no interneta.
- Pieteikšanās tikai caur iestādes kontu. Konti netiek automātiski sasaistīti.
- Katram lietotājam un visai iestādei ir izmaksu limits, ko nevar pārsniegt.
- Par personas datu aizsardzības pārkāpumu Etekos paziņo iestādei 24 stundu laikā, lai iestāde iekļautos VDAR 72 stundu termiņā.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai sarunas izmanto MI apmācībai?
Nē. Ne Etekos, ne MI modeļu pakalpojuma sniedzējs neizmanto klientu sarunas un failus modeļu apmācībai. Tas ir ierakstīts datu apstrādes līgumā.
Kas ir apakšapstrādātāji?
Pilns saraksts ar uzņēmumiem, valstīm un datu veidiem ir datu apstrādes līguma 2. pielikumā, ko iestāde saņem pirms līguma parakstīšanas. Par jebkuru izmaiņu sarakstā iestādi brīdinām iepriekš.
Kur atrodas serveris?
Datu centrā Somijā. Rezerves kopijas glabājas atsevišķā datu centrā citā ES valstī.
Ko darīt, ja darbinieks kļūdas pēc ievadīja personas datus?
Darbinieks sarunu var izdzēst pats. Ja vajag, iestāde var lūgt Etekos dzēst arī rezerves kopijās, un mēs to apliecinām rakstiski.
Etekos AI
MI tērzēšana darbiniekiem latviski: populārākie MI modeļi, dati ES, pieteikšanās ar Microsoft vai Google, datu apstrādes līgums. No €7 par lietotāju mēnesī.